Постановление Администрации городского округа Октябрьск Самарской области от 16.06.2015 N 520 "Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в администрации городского округа Октябрьск Самарской области"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОКТЯБРЬСК
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 июня 2015 г. № 520
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОКТЯБРЬСК САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях обеспечения конституционных прав граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы местного самоуправления, в соответствии со ст. 32 Федерального закона от 06.10.2003 № 131 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководствуясь Уставом городского округа Октябрьск Самарской области постановляю:
1. Утвердить Порядок работы с обращениями граждан в Администрации городского округа Октябрьск Самарской области, согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Опубликовать настоящее Постановление в газете "Октябрьское время" и разместить его на официальном сайте Администрации городского округа Октябрьск Самарской области в сети Интернет.
3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления оставляю за собой.
Глава
Администрации городского округа
В.А.ЧИХИРЕВ
Приложение
к Постановлению
Администрации городского округа Октябрьск
Самарской области
от 16 июня 2015 г. № 520
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО
ОКРУГА ОКТЯБРЬСК САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Порядок работы с обращениями граждан в Администрации городского округа Октябрьск Самарской области (далее - Порядок) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом городского округа Октябрьск Самарской области.
1.2. Настоящий Порядок устанавливает систему работы по централизованному учету, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, анализу их содержания, проведению личного приема граждан в Администрации городского округа Октябрьск.
1.3. Рассмотрение обращений граждан является прямой служебной обязанностью должностных лиц Администрации городского округа Октябрьск.
Администрация городского округа Октябрьск и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
Муниципальные служащие, работники Администрации городского округа Октябрьск и отраслевых (функциональных) органов Администрации, осуществляющие работу с обращениями граждан в порядке исполнения поручений или в порядке исполнения должностных обязанностей, считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.
1.4. В Администрации городского округа Октябрьск (далее - Администрация) делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется непосредственно специалистом по работе с обращениями граждан Организационного отдела Администрации.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан в структурных подразделениях Администрации осуществляются Организационным отделом.
2. Основные термины, используемые в данном Порядке
Обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.
Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
Коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании путем голосования (подписанное инициатором коллективного обращения) или путем сбора подписей.
Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Администрации городского округа Октябрьск.
3. Прием и первичная обработка обращений
3.1. Обращения граждан в Администрацию городского округа Октябрьск могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, через интернет-приемную, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан.
3.2. Письменные обращения, адресованные Главе Администрации городского округа Октябрьск, Первому заместителю, заместителям Главы Администрации поступают в Организационный отдел Администрации.
3.3. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку "лично", обрабатываются, регистрируются и направляются на рассмотрение на общих основаниях в соответствии с настоящим Порядком.
3.4. Специалист по работе с обращениями граждан Организационного отдела Администрации в процессе первичной обработки проверяет адрес получателя корреспонденции, вскрывает конверты, проверяет комплектность и целостность документов и приложений к ним.
При обнаружении некомплектности или повреждений документа на оборотной стороне последнего листа обращения ставится соответствующая отметка, составляется в двух экземплярах акт. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой хранится у специалиста по работе с обращениями граждан.
3.5. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается специалистом по работе с обращениями граждан по назначению, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.
3.6. Конверты от поступающих писем сохраняются и прилагаются к обращениям для установления адреса отправителя и даты почтового штемпеля в качестве доказательства времени отправки и получения письма.
3.7. Служебные письма (документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей), а также письма депутатов без приложений к ним обращений граждан не регистрируются у специалиста по работе с обращениями граждан, а передаются специалисту по делопроизводству Организационного отдела Администрации для централизованной обработки.
4. Регистрация письменных обращений
4.1. Регистрация обращений граждан производится отдельно от регистрации других видов документов.
4.2. Все поступающие в Администрацию городского округа Октябрьск письменные обращения граждан регистрируются в течение трех рабочих дней.
4.3. Обращение регистрируется один раз. При передаче обращения из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.
4.4. На полученном обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп с указанием наименования Администрации городского округа Октябрьск, даты поступления обращения и порядкового регистрационного номера.
4.5. В регистрационно-контрольную карточку по обращению (Приложение 1 к настоящему порядку) вносятся:
фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже);
дата регистрации обращения; почтовый адрес заявителя;
адресат обращения (Глава Администрации города, Первый заместитель, заместители Главы Администрации).
Отмечается вид обращения (заявление, предложение, жалоба), указывается, от кого поступило обращение (лично от гражданина, с личного приема или переслано другим адресатом). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер сопроводительного письма и дата его отправки.
Если письмо подписано двумя и более авторами, регистрируется первый автор или тот, в чей адрес просят направить ответ. В регистрационно-контрольной карточке обращения делается отметка "коллективное" (Кол.).
При необходимости определяется и отмечается социальное положение и льготный состав авторов (кроме коллективных).
Письмо проверяется на повторность. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. В регистрационно-контрольной карточке обращения делается отметка "повторно" и указываются номера и даты поступления предыдущих обращений.
Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.
Указывается количество листов письма и приложений к нему.
Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание обращения.
Определяется и отмечается ответственный исполнитель.
4.6. Зарегистрированные и оформленные обращения передаются на рассмотрение Главе Администрации городского округа Октябрьск, Первому заместителю, заместителям Главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей.
4.7. Рассмотрение зарегистрированных обращений руководителями производится в день их поступления.
Указания по исполнению документов даются в форме резолюции на контрольной карточке и включают последовательно фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату написания резолюции.
Если руководителем, рассматривающим обращение, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Изменение текста резолюции, переадресование документов другим исполнителям производится руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению.
4.8. Рассмотренные Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации обращения возвращаются в Организационный отдел Администрации специалисту по работе с обращениями граждан для передачи непосредственным исполнителям.
5. Рассмотрение обращения
5.1. Обращение, поступившее в Администрацию городского округа Октябрьск или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.
5.2. В день поступления обращения Глава Администрации городского округа, Первый заместитель, заместители Главы Администрации, руководители структурных подразделений либо уполномоченные на то лица в пределах своей компетенции решают вопрос о принятии его к рассмотрению либо направлении в государственный орган или другой орган местного самоуправления (или их структурные подразделения) в зависимости от поднятых в заявлении вопросов.
5.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации городского округа Октябрьск, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. В случае необходимости можно запрашивать в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
5.4. Глава Администрации городского округа Октябрьск, Первый заместитель, заместители Главы Администрации и руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан:
- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, или с выездом на место;
- запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;
- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные действующим законодательством, за исключением случаев, указанных в п. 6.1.1, п. 6.1.6 настоящего Порядка;
- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
5.5. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
5.6. Требования к оформлению ответов.
5.6.1. Подготовленный в адрес заявителя ответ оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации городского округа Октябрьск, утвержденной Постановлением Главы городского округа Октябрьск от 31.07.2009 № 451.
5.6.2. В случае рассмотрения обращения с выездом на место в ответном документе должно быть отражено данное обстоятельство.
5.6.3. Ответ на обращение подписывается Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации (если обращение было им адресовано или им предоставлено данное право) либо уполномоченным на то лицом.
5.6.4. Ответному документу присваивается регистрационный номер поступившего на исполнение обращения.
6. Работа с отдельными видами обращений
6.1. Порядок рассмотрения отдельных обращений
6.1.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготовленном, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
6.1.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
6.1.3. Администрация городского округа Октябрьск или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
6.1.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
6.1.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава Администрации городского округа, первый заместитель, заместители Главы Администрации, руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации (если обращение было им адресовано) либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию городского округа Октябрьск или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
6.1.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
6.2. Порядок рассмотрения обращений депутатов
6.2.1. Депутатским письмом является обращение, оформленное на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).
6.2.2. Рассмотрение обращений депутатов, к которым приложены письма граждан, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
6.2.3. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Государственной Думы, Самарской Губернской Думы, Депутатов Думы городского округа Октябрьск, а также на обращения комитетов и комиссий Думы городского округа Октябрьск (далее - запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии с действующим законодательством.
6.2.4. По запросам готовится резолюция Главы Администрации городского округа, Первого заместителя, заместителей Главы Администрации с необходимыми поручениями руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации.
6.2.5. В поручениях по запросам устанавливается дата представления ответа на запрос, которая определяется исходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее чем через 15 календарных дней со дня поступления его в Администрацию.
6.2.6. В поручении по запросам (по решению Главы Администрации городского округа или лица, его замещающего, заместителей Главы Администрации городского округа) даются указания о рассмотрении подразделением в соответствии с его компетенцией запроса и подготовки проекта ответа депутату Государственной Думы или Самарской Губернской Думы, Думы городского округа Октябрьск.
Срок представления ответа на обращение, в соответствии с действующим законодательством, не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления обращения.
6.3. Порядок рассмотрения обращений, переданных Главе
Администрации городского округа Октябрьск во время
проведения его встреч с жителями города
Письма, переданные Главе Администрации городского округа во время проведения его встреч с жителями города, регистрируются, ставятся специалистом по работе с обращениями граждан на особый контроль. В регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая отметка. Направление на исполнение таких обращений осуществляется по решению Главы Администрации городского округа. Ход и итоги их рассмотрения докладываются Организационным отделом Администрации Главе Администрации городского округа Октябрьск.
6.4. Порядок рассмотрения обращений с просьбами
о личном приеме у должностных лиц
Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц Администрации городского округа Октябрьск рассматриваются как обычные обращения. Заявителям направляются сообщения о порядке приема граждан в Администрации городского округа Октябрьск, а заявления, не содержащие иных вопросов, после направления сообщения оформляются "В дело" как исполненные.
6.5. Порядок рассмотрения обращения, поступившего
в форме электронного документа
6.5.1. Обращение, поступившее в Администрацию городского округа Октябрьск или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.
6.5.2. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, оформляется в соответствии с правилами, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Для отправки ответа на обращение по электронной почте создается электронный образ документа с помощью сканирования ответа, оформленного на бумажном носителе.
Отправка электронного письма осуществляется с официального адреса электронной почты Администрации городского округа Октябрьск.
В реестре отправки документов делается отметка об отправке по электронной почте.
6.5.3. После отправки электронной версии документа на оборотной стороне оригинала проставляется дата и время отправки, подпись и расшифровка подписи исполнителя, документ формируется в дело.
7. Сроки рассмотрения письменного обращения
7.1. Должностные лица, ответственные за подготовку ответа заявителю на обращение, подготавливают проект ответа в течение 15 дней и предоставляют Главе Администрации городского округа Октябрьск, Первому заместителю, заместителям Главы Администрации (с приложением необходимых документов и материалов) на рассмотрение.
В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" срок представления ответа на письменное обращение заявителю не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления обращения в Администрацию городского округа.
7.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Глава Администрации городского округа, Первый заместитель, заместители Главы Администрации либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Информация о продлении сроков рассмотрения обращения вносится специалистом по работе с обращениями граждан в регистрационно-контрольную карточку.
8. Отправка корреспонденции по обращениям граждан
8.1. Отправляемая корреспонденция по обращениям граждан в Администрации, а также и документы, отправляемые структурными подразделениями, передаются почтовой или электронной связью.
8.2. Подписанные Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации документы передаются исполнителями в Организационный отдел Администрации специалисту по работе с обращениями граждан для централизованной регистрации и отправки по назначению. При этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.
8.3. Отправляемые документы должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и (или) электронного адреса или с указанием на рассылку.
8.4. Количество экземпляров отправляемых документов должно соответствовать числу адресатов.
8.5 Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
8.6. Копия зарегистрированного отправляемого документа остается в Организационном отделе Администрации у специалиста по работе с обращениями граждан и оформляется на хранение в соответствии с номенклатурой дел.
8.7 Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются по назначению Организационным отделом Администрации в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
9. Организация личного приема граждан
9.1. Личный прием граждан Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации осуществляется в соответствии с утверждаемым Главой Администрации городского округа Октябрьск графиком.
9.2. График приема граждан по личным вопросам руководителями Администрации размещается на информационном стенде в здании Администрации, рассылается в отраслевые (функциональные) органы Администрации, доводится до сведения граждан через средства массовой информации, размещается на официальном сайте Администрации городского округа Октябрьск в сети Интернет.
9.3. Запись на личный прием к Главе Администрации городского округа Октябрьск, Первому заместителю, заместителям Главы Администрации осуществляет специалист по работе с обращениями граждан Организационного отдела Администрации.
Для записи на прием к Главе Администрации городского округа Октябрьск являются основания, если ответы на предыдущие обращения граждан к Первому заместителю, заместителям Главы Администрации, руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации не удовлетворили в полном объеме заявителя, либо вопрос не был решен.
В иных случаях производится запись на личный прием к Первому заместителю, заместителям Главы Администрации и (или) к руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, исходя из содержания обращения гражданина и подведомственности поставленных вопросов.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не относится к ведению Администрации городского округа Октябрьск, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
9.4. Запись на повторный прием к Главе Администрации городского округа, Первому заместителю, заместителям Главы администрации осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
9.5. Для учета приема граждан Главой Администрации городского округа, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации используются специальные журналы и карточки личного приема (приложение 2 к настоящему Порядку).
9.6. Подготовка приема осуществляется по окончании записи на прием. Формируются карточки личного приема, одновременно информация заявителя перепроверяется по компьютерной базе на предыдущие обращения по этому же вопросу, и при наличии таковых из архива готовится подборка соответствующих документов. При необходимости специалист по работе с обращениями граждан может запрашивать по вопросу заявителя любую дополнительную информацию в отраслевых (функциональных) органах Администрации, которые обязаны ее предоставить по первому требованию.
9.7. Во время приема граждан вместе с Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации присутствует специалист по работе с обращениями граждан. При необходимости на прием могут быть приглашены и другие специалисты Администрации городского округа Октябрьск.
Во время проведения приема граждан Главой Администрации городского округа Октябрьск руководители структурных подразделений Администрации или их заместители должны находиться на своих рабочих местах для оперативного решения вопросов в случае необходимости.
9.8. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
9.9. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.
9.10. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
9.11. Результат рассмотрения обращения гражданина должен быть отражен в виде резолюции в карточке личного приема. Должностное лицо, осуществляющее прием, в карточке личного приема делает отметку "Разъяснено" в случае если заявителю даны исчерпывающие разъяснения и вопрос считается закрытым. Если вопрос требует дополнительного рассмотрения, то руководитель в резолюции назначает исполнителя, излагает поручения и указывает контрольный срок их исполнения.
Если в резолюции не проставлен конкретный срок исполнения по вопросу, то контрольным сроком исполнения в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" считается 30 календарных дней от даты приема.
9.12. После окончания приема карточки личного приема с поручениями Главы Администрации, Первого заместителя, заместителей Главы Администрации передаются исполнителям и ставятся на контроль в Организационном отделе Администрации специалистом по работе с обращениями граждан в течение одного рабочего дня.
В дальнейшем работа рассмотрения обращений граждан осуществляется так же, как и с письменными обращениями в соответствии с требованиями настоящего Порядка.
Ответы на обращения, поступившие на личном приеме, подписывают должностные лица, осуществляющие прием граждан.
10. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях
10.1. Аналитическая работа по обращениям граждан ведется Организационным отделом Администрации специалистом по работе с обращениями граждан при взаимодействии с отраслевыми (функциональными) органами Администрации.
10.2. Организационный отдел на основе систематического анализа и обобщения обращений граждан ежеквартально готовит и направляет Главе Администрации информацию о количестве и характере поступивших обращений граждан, принятых мерах по их разрешению, а также размещает указанную информацию на официальном сайте Администрации в сети Интернет.
Информация о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях ежемесячно до 20 числа направляется специалистом по работе с обращениями граждан начальнику Организационного отдела.
10.3. Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан.
11. Организация работы с обращениями граждан в отраслевых
(функциональных) органах Администрации городского округа
11.1. Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации организуют работу с поступающими обращениями граждан, обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.
11.2. В отраслевых (функциональных) органах Администрации городского округа Октябрьск ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан осуществляется работником, на которого возложены данные обязанности распоряжением (приказом) руководителя.
11.3. На ответственных за делопроизводство по обращениям граждан в отраслевых (функциональных) органах Администрации возлагаются следующие функции:
- получение зарегистрированных обращений в Организационном отделе Администрации;
- учет полученных обращений;
- передача обращений граждан на рассмотрение руководителю структурного подразделения;
- получение рассмотренных руководителем обращений граждан;
- передача обращений граждан по резолюции руководителя непосредственным исполнителям;
- организация контроля исполнения обращений граждан;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения обращений граждан;
- подготовка руководителю еженедельной информации о находящихся на исполнении обращениях граждан и состоянии исполнительской дисциплины;
- подготовка напоминаний исполнителям по срокам исполнения обращений граждан;
- передача проектов ответов на обращения граждан в Организационный отдел специалисту по работе с обращениями граждан не позднее 15 дней со дня регистрации обращения в Администрации;
- отправка корреспонденции по обращениям граждан, подписанной руководителем структурного подразделения.
12. Контроль за исполнением
12.1. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан в Администрации городского округа осуществляет Организационный отдел Администрации.
12.2. Контроль за исполнением обращений включает постановку обращения на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного обращения с контроля, направление исполненного обращения в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения обращений, информирование руководителей о состоянии исполнения обращений.
12.3. Контролю подлежат все зарегистрированные обращения, требующие исполнения.
12.4. Письма граждан, поступившие в Администрацию городского округа Октябрьск из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Губернатора Самарской области, Самарской Губернской Думы, Думы городского округа Октябрьск, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщить в эти органы власти, а также обращения, поступившие на личных приемах граждан, ставятся на особый контроль. В этих случаях на контрольной карточке и обращении в правом верхнем углу в день поступления проставляется штамп "контроль".
12.5. Все движение контролируемого документа, передача его из одного структурного подразделения в другое отмечается специалистом по работе с обращениями граждан в регистрационно-контрольной карточке с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.
12.6. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после окончательного ответа и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
12.7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие действующему законодательству.
12.8. Решение о снятии обращения с контроля принимается руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению. Снятие обращения с контроля оформляется подписью лица, принявшего это решение, с указанием даты снятия обращения с контроля.
Приложение 1
к Порядку
работы с обращениями граждан
в Администрации городского округа Октябрьск
Самарской области
Регистрационно-контрольная карточка N
Дата регистрации __________________________________________________________
Ф.И.О. ____________________________________________________________________
Адрес, телефон ____________________________________________________________
Предыдущее обращение по решению данного вопроса ___________________________
Краткое содержание ________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция__________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________________
Исполнение ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
С контроля снял _____________________________________ (Ф.И.О. руководителя)
(дата)
___________________________________________________________________________
Приложение 2
к Порядку
работы с обращениями граждан
в Администрации городского округа Октябрьск
Самарской области
Регистрационно-контрольная карточка
с личного приема Главы Администрации городского округа
(первого заместителя, заместителя Главы Администрации) N
Ф.И.О. ____________________________________________________________________
Адрес, телефон ____________________________________________________________
Социальный статус _________________________________________________________
Дата приема _______________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Предыдущий прием у ________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________________
Дата исполнения ___________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
С контроля снял _____________________________________ (Ф.И.О. руководителя)
(подпись)
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОКТЯБРЬСК
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 июня 2015 г. № 520
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОКТЯБРЬСК САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях обеспечения конституционных прав граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы местного самоуправления, в соответствии со ст. 32 Федерального закона от 06.10.2003 № 131 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководствуясь Уставом городского округа Октябрьск Самарской области постановляю:
1. Утвердить Порядок работы с обращениями граждан в Администрации городского округа Октябрьск Самарской области, согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Опубликовать настоящее Постановление в газете "Октябрьское время" и разместить его на официальном сайте Администрации городского округа Октябрьск Самарской области в сети Интернет.
3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления оставляю за собой.
Глава
Администрации городского округа
В.А.ЧИХИРЕВ
Приложение
к Постановлению
Администрации городского округа Октябрьск
Самарской области
от 16 июня 2015 г. № 520
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО
ОКРУГА ОКТЯБРЬСК САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Порядок работы с обращениями граждан в Администрации городского округа Октябрьск Самарской области (далее - Порядок) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом городского округа Октябрьск Самарской области.
1.2. Настоящий Порядок устанавливает систему работы по централизованному учету, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, анализу их содержания, проведению личного приема граждан в Администрации городского округа Октябрьск.
1.3. Рассмотрение обращений граждан является прямой служебной обязанностью должностных лиц Администрации городского округа Октябрьск.
Администрация городского округа Октябрьск и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
Муниципальные служащие, работники Администрации городского округа Октябрьск и отраслевых (функциональных) органов Администрации, осуществляющие работу с обращениями граждан в порядке исполнения поручений или в порядке исполнения должностных обязанностей, считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.
1.4. В Администрации городского округа Октябрьск (далее - Администрация) делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется непосредственно специалистом по работе с обращениями граждан Организационного отдела Администрации.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан в структурных подразделениях Администрации осуществляются Организационным отделом.
2. Основные термины, используемые в данном Порядке
Обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.
Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
Коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании путем голосования (подписанное инициатором коллективного обращения) или путем сбора подписей.
Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Администрации городского округа Октябрьск.
3. Прием и первичная обработка обращений
3.1. Обращения граждан в Администрацию городского округа Октябрьск могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, через интернет-приемную, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан.
3.2. Письменные обращения, адресованные Главе Администрации городского округа Октябрьск, Первому заместителю, заместителям Главы Администрации поступают в Организационный отдел Администрации.
3.3. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку "лично", обрабатываются, регистрируются и направляются на рассмотрение на общих основаниях в соответствии с настоящим Порядком.
3.4. Специалист по работе с обращениями граждан Организационного отдела Администрации в процессе первичной обработки проверяет адрес получателя корреспонденции, вскрывает конверты, проверяет комплектность и целостность документов и приложений к ним.
При обнаружении некомплектности или повреждений документа на оборотной стороне последнего листа обращения ставится соответствующая отметка, составляется в двух экземплярах акт. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой хранится у специалиста по работе с обращениями граждан.
3.5. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается специалистом по работе с обращениями граждан по назначению, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.
3.6. Конверты от поступающих писем сохраняются и прилагаются к обращениям для установления адреса отправителя и даты почтового штемпеля в качестве доказательства времени отправки и получения письма.
3.7. Служебные письма (документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей), а также письма депутатов без приложений к ним обращений граждан не регистрируются у специалиста по работе с обращениями граждан, а передаются специалисту по делопроизводству Организационного отдела Администрации для централизованной обработки.
4. Регистрация письменных обращений
4.1. Регистрация обращений граждан производится отдельно от регистрации других видов документов.
4.2. Все поступающие в Администрацию городского округа Октябрьск письменные обращения граждан регистрируются в течение трех рабочих дней.
4.3. Обращение регистрируется один раз. При передаче обращения из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.
4.4. На полученном обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп с указанием наименования Администрации городского округа Октябрьск, даты поступления обращения и порядкового регистрационного номера.
4.5. В регистрационно-контрольную карточку по обращению (Приложение 1 к настоящему порядку) вносятся:
фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже);
дата регистрации обращения; почтовый адрес заявителя;
адресат обращения (Глава Администрации города, Первый заместитель, заместители Главы Администрации).
Отмечается вид обращения (заявление, предложение, жалоба), указывается, от кого поступило обращение (лично от гражданина, с личного приема или переслано другим адресатом). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер сопроводительного письма и дата его отправки.
Если письмо подписано двумя и более авторами, регистрируется первый автор или тот, в чей адрес просят направить ответ. В регистрационно-контрольной карточке обращения делается отметка "коллективное" (Кол.).
При необходимости определяется и отмечается социальное положение и льготный состав авторов (кроме коллективных).
Письмо проверяется на повторность. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. В регистрационно-контрольной карточке обращения делается отметка "повторно" и указываются номера и даты поступления предыдущих обращений.
Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.
Указывается количество листов письма и приложений к нему.
Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание обращения.
Определяется и отмечается ответственный исполнитель.
4.6. Зарегистрированные и оформленные обращения передаются на рассмотрение Главе Администрации городского округа Октябрьск, Первому заместителю, заместителям Главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей.
4.7. Рассмотрение зарегистрированных обращений руководителями производится в день их поступления.
Указания по исполнению документов даются в форме резолюции на контрольной карточке и включают последовательно фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату написания резолюции.
Если руководителем, рассматривающим обращение, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Изменение текста резолюции, переадресование документов другим исполнителям производится руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению.
4.8. Рассмотренные Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации обращения возвращаются в Организационный отдел Администрации специалисту по работе с обращениями граждан для передачи непосредственным исполнителям.
5. Рассмотрение обращения
5.1. Обращение, поступившее в Администрацию городского округа Октябрьск или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.
5.2. В день поступления обращения Глава Администрации городского округа, Первый заместитель, заместители Главы Администрации, руководители структурных подразделений либо уполномоченные на то лица в пределах своей компетенции решают вопрос о принятии его к рассмотрению либо направлении в государственный орган или другой орган местного самоуправления (или их структурные подразделения) в зависимости от поднятых в заявлении вопросов.
5.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации городского округа Октябрьск, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. В случае необходимости можно запрашивать в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
5.4. Глава Администрации городского округа Октябрьск, Первый заместитель, заместители Главы Администрации и руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан:
- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, или с выездом на место;
- запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;
- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные действующим законодательством, за исключением случаев, указанных в п. 6.1.1, п. 6.1.6 настоящего Порядка;
- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
5.5. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
5.6. Требования к оформлению ответов.
5.6.1. Подготовленный в адрес заявителя ответ оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации городского округа Октябрьск, утвержденной Постановлением Главы городского округа Октябрьск от 31.07.2009 № 451.
5.6.2. В случае рассмотрения обращения с выездом на место в ответном документе должно быть отражено данное обстоятельство.
5.6.3. Ответ на обращение подписывается Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации (если обращение было им адресовано или им предоставлено данное право) либо уполномоченным на то лицом.
5.6.4. Ответному документу присваивается регистрационный номер поступившего на исполнение обращения.
6. Работа с отдельными видами обращений
6.1. Порядок рассмотрения отдельных обращений
6.1.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготовленном, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
6.1.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
6.1.3. Администрация городского округа Октябрьск или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
6.1.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
6.1.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава Администрации городского округа, первый заместитель, заместители Главы Администрации, руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации (если обращение было им адресовано) либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию городского округа Октябрьск или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
6.1.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
6.2. Порядок рассмотрения обращений депутатов
6.2.1. Депутатским письмом является обращение, оформленное на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).
6.2.2. Рассмотрение обращений депутатов, к которым приложены письма граждан, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
6.2.3. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Государственной Думы, Самарской Губернской Думы, Депутатов Думы городского округа Октябрьск, а также на обращения комитетов и комиссий Думы городского округа Октябрьск (далее - запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии с действующим законодательством.
6.2.4. По запросам готовится резолюция Главы Администрации городского округа, Первого заместителя, заместителей Главы Администрации с необходимыми поручениями руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации.
6.2.5. В поручениях по запросам устанавливается дата представления ответа на запрос, которая определяется исходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее чем через 15 календарных дней со дня поступления его в Администрацию.
6.2.6. В поручении по запросам (по решению Главы Администрации городского округа или лица, его замещающего, заместителей Главы Администрации городского округа) даются указания о рассмотрении подразделением в соответствии с его компетенцией запроса и подготовки проекта ответа депутату Государственной Думы или Самарской Губернской Думы, Думы городского округа Октябрьск.
Срок представления ответа на обращение, в соответствии с действующим законодательством, не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления обращения.
6.3. Порядок рассмотрения обращений, переданных Главе
Администрации городского округа Октябрьск во время
проведения его встреч с жителями города
Письма, переданные Главе Администрации городского округа во время проведения его встреч с жителями города, регистрируются, ставятся специалистом по работе с обращениями граждан на особый контроль. В регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая отметка. Направление на исполнение таких обращений осуществляется по решению Главы Администрации городского округа. Ход и итоги их рассмотрения докладываются Организационным отделом Администрации Главе Администрации городского округа Октябрьск.
6.4. Порядок рассмотрения обращений с просьбами
о личном приеме у должностных лиц
Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц Администрации городского округа Октябрьск рассматриваются как обычные обращения. Заявителям направляются сообщения о порядке приема граждан в Администрации городского округа Октябрьск, а заявления, не содержащие иных вопросов, после направления сообщения оформляются "В дело" как исполненные.
6.5. Порядок рассмотрения обращения, поступившего
в форме электронного документа
6.5.1. Обращение, поступившее в Администрацию городского округа Октябрьск или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.
6.5.2. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, оформляется в соответствии с правилами, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Для отправки ответа на обращение по электронной почте создается электронный образ документа с помощью сканирования ответа, оформленного на бумажном носителе.
Отправка электронного письма осуществляется с официального адреса электронной почты Администрации городского округа Октябрьск.
В реестре отправки документов делается отметка об отправке по электронной почте.
6.5.3. После отправки электронной версии документа на оборотной стороне оригинала проставляется дата и время отправки, подпись и расшифровка подписи исполнителя, документ формируется в дело.
7. Сроки рассмотрения письменного обращения
7.1. Должностные лица, ответственные за подготовку ответа заявителю на обращение, подготавливают проект ответа в течение 15 дней и предоставляют Главе Администрации городского округа Октябрьск, Первому заместителю, заместителям Главы Администрации (с приложением необходимых документов и материалов) на рассмотрение.
В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" срок представления ответа на письменное обращение заявителю не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления обращения в Администрацию городского округа.
7.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Глава Администрации городского округа, Первый заместитель, заместители Главы Администрации либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Информация о продлении сроков рассмотрения обращения вносится специалистом по работе с обращениями граждан в регистрационно-контрольную карточку.
8. Отправка корреспонденции по обращениям граждан
8.1. Отправляемая корреспонденция по обращениям граждан в Администрации, а также и документы, отправляемые структурными подразделениями, передаются почтовой или электронной связью.
8.2. Подписанные Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации документы передаются исполнителями в Организационный отдел Администрации специалисту по работе с обращениями граждан для централизованной регистрации и отправки по назначению. При этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.
8.3. Отправляемые документы должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и (или) электронного адреса или с указанием на рассылку.
8.4. Количество экземпляров отправляемых документов должно соответствовать числу адресатов.
8.5 Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
8.6. Копия зарегистрированного отправляемого документа остается в Организационном отделе Администрации у специалиста по работе с обращениями граждан и оформляется на хранение в соответствии с номенклатурой дел.
8.7 Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются по назначению Организационным отделом Администрации в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
9. Организация личного приема граждан
9.1. Личный прием граждан Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации осуществляется в соответствии с утверждаемым Главой Администрации городского округа Октябрьск графиком.
9.2. График приема граждан по личным вопросам руководителями Администрации размещается на информационном стенде в здании Администрации, рассылается в отраслевые (функциональные) органы Администрации, доводится до сведения граждан через средства массовой информации, размещается на официальном сайте Администрации городского округа Октябрьск в сети Интернет.
9.3. Запись на личный прием к Главе Администрации городского округа Октябрьск, Первому заместителю, заместителям Главы Администрации осуществляет специалист по работе с обращениями граждан Организационного отдела Администрации.
Для записи на прием к Главе Администрации городского округа Октябрьск являются основания, если ответы на предыдущие обращения граждан к Первому заместителю, заместителям Главы Администрации, руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации не удовлетворили в полном объеме заявителя, либо вопрос не был решен.
В иных случаях производится запись на личный прием к Первому заместителю, заместителям Главы Администрации и (или) к руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, исходя из содержания обращения гражданина и подведомственности поставленных вопросов.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не относится к ведению Администрации городского округа Октябрьск, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
9.4. Запись на повторный прием к Главе Администрации городского округа, Первому заместителю, заместителям Главы администрации осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
9.5. Для учета приема граждан Главой Администрации городского округа, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации используются специальные журналы и карточки личного приема (приложение 2 к настоящему Порядку).
9.6. Подготовка приема осуществляется по окончании записи на прием. Формируются карточки личного приема, одновременно информация заявителя перепроверяется по компьютерной базе на предыдущие обращения по этому же вопросу, и при наличии таковых из архива готовится подборка соответствующих документов. При необходимости специалист по работе с обращениями граждан может запрашивать по вопросу заявителя любую дополнительную информацию в отраслевых (функциональных) органах Администрации, которые обязаны ее предоставить по первому требованию.
9.7. Во время приема граждан вместе с Главой Администрации городского округа Октябрьск, Первым заместителем, заместителями Главы Администрации присутствует специалист по работе с обращениями граждан. При необходимости на прием могут быть приглашены и другие специалисты Администрации городского округа Октябрьск.
Во время проведения приема граждан Главой Администрации городского округа Октябрьск руководители структурных подразделений Администрации или их заместители должны находиться на своих рабочих местах для оперативного решения вопросов в случае необходимости.
9.8. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
9.9. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.
9.10. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
9.11. Результат рассмотрения обращения гражданина должен быть отражен в виде резолюции в карточке личного приема. Должностное лицо, осуществляющее прием, в карточке личного приема делает отметку "Разъяснено" в случае если заявителю даны исчерпывающие разъяснения и вопрос считается закрытым. Если вопрос требует дополнительного рассмотрения, то руководитель в резолюции назначает исполнителя, излагает поручения и указывает контрольный срок их исполнения.
Если в резолюции не проставлен конкретный срок исполнения по вопросу, то контрольным сроком исполнения в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" считается 30 календарных дней от даты приема.
9.12. После окончания приема карточки личного приема с поручениями Главы Администрации, Первого заместителя, заместителей Главы Администрации передаются исполнителям и ставятся на контроль в Организационном отделе Администрации специалистом по работе с обращениями граждан в течение одного рабочего дня.
В дальнейшем работа рассмотрения обращений граждан осуществляется так же, как и с письменными обращениями в соответствии с требованиями настоящего Порядка.
Ответы на обращения, поступившие на личном приеме, подписывают должностные лица, осуществляющие прием граждан.
10. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях
10.1. Аналитическая работа по обращениям граждан ведется Организационным отделом Администрации специалистом по работе с обращениями граждан при взаимодействии с отраслевыми (функциональными) органами Администрации.
10.2. Организационный отдел на основе систематического анализа и обобщения обращений граждан ежеквартально готовит и направляет Главе Администрации информацию о количестве и характере поступивших обращений граждан, принятых мерах по их разрешению, а также размещает указанную информацию на официальном сайте Администрации в сети Интернет.
Информация о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях ежемесячно до 20 числа направляется специалистом по работе с обращениями граждан начальнику Организационного отдела.
10.3. Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан.
11. Организация работы с обращениями граждан в отраслевых
(функциональных) органах Администрации городского округа
11.1. Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации организуют работу с поступающими обращениями граждан, обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.
11.2. В отраслевых (функциональных) органах Администрации городского округа Октябрьск ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан осуществляется работником, на которого возложены данные обязанности распоряжением (приказом) руководителя.
11.3. На ответственных за делопроизводство по обращениям граждан в отраслевых (функциональных) органах Администрации возлагаются следующие функции:
- получение зарегистрированных обращений в Организационном отделе Администрации;
- учет полученных обращений;
- передача обращений граждан на рассмотрение руководителю структурного подразделения;
- получение рассмотренных руководителем обращений граждан;
- передача обращений граждан по резолюции руководителя непосредственным исполнителям;
- организация контроля исполнения обращений граждан;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения обращений граждан;
- подготовка руководителю еженедельной информации о находящихся на исполнении обращениях граждан и состоянии исполнительской дисциплины;
- подготовка напоминаний исполнителям по срокам исполнения обращений граждан;
- передача проектов ответов на обращения граждан в Организационный отдел специалисту по работе с обращениями граждан не позднее 15 дней со дня регистрации обращения в Администрации;
- отправка корреспонденции по обращениям граждан, подписанной руководителем структурного подразделения.
12. Контроль за исполнением
12.1. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан в Администрации городского округа осуществляет Организационный отдел Администрации.
12.2. Контроль за исполнением обращений включает постановку обращения на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного обращения с контроля, направление исполненного обращения в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения обращений, информирование руководителей о состоянии исполнения обращений.
12.3. Контролю подлежат все зарегистрированные обращения, требующие исполнения.
12.4. Письма граждан, поступившие в Администрацию городского округа Октябрьск из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Губернатора Самарской области, Самарской Губернской Думы, Думы городского округа Октябрьск, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщить в эти органы власти, а также обращения, поступившие на личных приемах граждан, ставятся на особый контроль. В этих случаях на контрольной карточке и обращении в правом верхнем углу в день поступления проставляется штамп "контроль".
12.5. Все движение контролируемого документа, передача его из одного структурного подразделения в другое отмечается специалистом по работе с обращениями граждан в регистрационно-контрольной карточке с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.
12.6. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после окончательного ответа и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
12.7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие действующему законодательству.
12.8. Решение о снятии обращения с контроля принимается руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению. Снятие обращения с контроля оформляется подписью лица, принявшего это решение, с указанием даты снятия обращения с контроля.
Приложение 1
к Порядку
работы с обращениями граждан
в Администрации городского округа Октябрьск
Самарской области
Регистрационно-контрольная карточка N
Дата регистрации __________________________________________________________
Ф.И.О. ____________________________________________________________________
Адрес, телефон ____________________________________________________________
Предыдущее обращение по решению данного вопроса ___________________________
Краткое содержание ________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция__________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________________
Исполнение ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
С контроля снял _____________________________________ (Ф.И.О. руководителя)
(дата)
___________________________________________________________________________
Приложение 2
к Порядку
работы с обращениями граждан
в Администрации городского округа Октябрьск
Самарской области
Регистрационно-контрольная карточка
с личного приема Главы Администрации городского округа
(первого заместителя, заместителя Главы Администрации) N
Ф.И.О. ____________________________________________________________________
Адрес, телефон ____________________________________________________________
Социальный статус _________________________________________________________
Дата приема _______________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Предыдущий прием у ________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________________
Дата исполнения ___________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
С контроля снял _____________________________________ (Ф.И.О. руководителя)
(подпись)
------------------------------------------------------------------