Постановление Администрации городского округа Жигулевск Самарской области от 26.05.2015 N 053нпа "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Обслуживание пользователей в читальных залах"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ЖИГУЛЕВСК
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 мая 2015 г. № 053нпа
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОБСЛУЖИВАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ"
Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации городского округа Жигулевск от 01.02.2011 № 001нпа "Об утверждении Порядка разработки и принятия административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в городском округе Жигулевск, руководствуясь Уставом городского округа Жигулевск Самарской области, постановляю:
1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обслуживание пользователей в читальных залах" согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы администрации городского округа Жигулевск - управляющего делами Анисимова В.В.
Глава администрации
В.Я.КЛАССЕН
Приложение
к Постановлению
администрации городского округа Жигулевск
от 26 мая 2015 г. № 053нпа
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОБСЛУЖИВАНИЕ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обслуживание пользователей в читальных залах" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации городского округа Жигулевск, а также порядок взаимодействия архивного отдела администрации городского округа Жигулевск с Управлением государственной архивной службы Самарской области, федеральными государственными архивами, органами местного самоуправления и организациями при оказании муниципальной услуги.
1.2. В настоящем Административном регламенте используются следующие термины и понятия:
муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее - муниципальная услуга), - деятельность по реализации функций органа местного самоуправления (далее - орган, предоставляющий муниципальные услуги), которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению вопросов местного значения, установленных в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом городского округа Жигулевск Самарской области;
пользователь - гражданин, обратившийся в читальный зал архивного отдела за доступом к делам, документам и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации;
заявитель - физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, представляющий государственные услуги, или в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, предоставляющие государственные и (или) муниципальные услуги, с запросом о предоставлении государственной или муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме.
1.3. Право на получение муниципальной услуги имеют юридические лица (организации) и физические лица (граждане), а также их уполномоченные представители (далее - пользователи), обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
1.4. Предоставление муниципальной услуги обслуживание пользователей в читальных залах осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (текст Конституции опубликован в "Российской газете", 25.12.1993 № 237);
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете" от 8 октября 2003 г. № 202);
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (опубликован в изданиях: "Российская газета", № 168, 30.07.2010, "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, № 31, ст. 4179);
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004 г., № 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете", 05.05.2006 № 95, "Собрании законодательства Российской Федерации", 08.05.2006 № 19, ст. 2060; "Парламентской газете", 11.05.2006 № 70 - 71);
- Законом Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области" (опубликован в "Волжской коммуне" от 17 мая 2005 г. № 88);
- Уставом городского округа Жигулевск Самарской области, принятым решением Думы городского округа Жигулевск от 14.05.2013 № 384, (опубликован в "Жигулевском рабочем" от 30.05.2013 № 54);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (первоначальный текст документа опубликован в издании "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 20, 14.05.2007);
- Основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, № 31, ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; № 30, ст. 4660);
- Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2006 № 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел" ("Российская газета", 2006, 22 сентября);
- Приказом минкультуры России от 03.06.2013 № 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов государственных и муниципальных архивах" (зарегистрировано в Минюсте России 14.11.2013 № 30386).
1.5. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги пользователь может получить в средствах массовой информации, в сети Интернет на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск www.zhigulevsk.org, Едином портале государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru, в архивном отделе, на информационных стендах.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги - "Обслуживание пользователей в читальных залах".
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
2.2.1. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел администрации городского округа Жигулевск (далее - архивный отдел).
2.2.2. Сведения о местах нахождения, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты архивного отдела содержатся в приложении № 6 к административному регламенту.
Адрес официального сайта администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org, адрес Единого портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.
2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- обеспечение доступа пользователя в читальный зал архивного отдела;
- предоставление пользователю имеющегося научно-справочного аппарата;
- получение пользователем архивных документов по теме исследования;
- получение пользователем копий документов по теме исследования;
- рекомендации архивного отдела о дальнейших путях поиска документов по теме исследования;
- отказ в предоставлении архивных документов по заявленной теме исследования.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
Общий срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней с момента регистрации поступившего заявления с приложением документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных настоящим Административным регламентом.
2.4.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ, срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
2.4.2. Срок рассмотрения запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать одного дня с момента регистрации архивным отделом представленного (направленного) запроса (заявления) от пользователя.
2.4.3. Предоставление архивных документов пользователю читального зала производится по мере их подготовки к использованию, но не позднее 2 рабочих дней с момента оформления им заказа (требования). Срок предоставления пользователю архивных документов может быть увеличен в индивидуальном порядке по договоренности с пользователем.
2.4.4. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель. При необходимости продления срока работы с документами пользователь должен обратиться к начальнику архивного отдела. Дополнительный срок предоставляется в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке. Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
2.4.5. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
2.4.6. Разрешение на допуск пользователя в читальный зал дается на необходимый пользователям срок, но не превышающий 1 год со дня оформления. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое заявление.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются законодательные и иные правовые акты, указанные в пункте 1.4 настоящего Административного регламента.
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1. Перечень документов и информации, которые пользователь должен предоставить самостоятельно:
- письменный запрос пользователя в адрес архивного отдела, в том числе поступивший в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке. В запросе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество; почтовый и (или) электронный адрес пользователя; изложение существа запроса; личная подпись и дата обращения (приложение № 1 к административному регламенту);
- к запросу могут быть приложены копии документов, связанных с темой запроса;
- при личном обращении пользователя необходимо заполнить анкету пользователя, работающего в читальном зале (приложение № 2 к административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность пользователя (для физических лиц);
- документ, подтверждающий полномочия представителя пользователя (в случае если с заявлением обращается представитель пользователя).
В личном заявлении указывается:
- фамилия, имя, отчество пользователя;
- почтовый адрес пользователя;
- цель работы (документы какого органа или организации необходимо просмотреть и по какому вопросу), для исследований - тема и хронологические рамки исследования;
- дата обращения;
- личная подпись.
2.6.2. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие наличие согласия третьих лиц или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц, а также полномочия пользователя действовать от имени указанных лиц или их законных представителей при передаче персональных данных указанных лиц в орган или организацию.
2.6.3. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их органов или организаций.
В официальном письме с возможной полнотой указываются следующие реквизиты:
- наименование юридического лица на бланке организации;
- юридический или фактический адрес юридического лица;
- фамилия, имя, отчество при наличии представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется - для лиц, ведущих научную работу);
- фамилия, имя, отчество при наличии, наименование должности, ученого звания научного руководителя - для студентов;
- цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования;
- подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения;
- подпись должностного лица;
- дата отправления.
Указанные документы могут быть представлены в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке.
2.6.4. Перечень документов и информации, которые пользователь вправе представить по собственной инициативе, так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, отсутствует.
2.7. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствует.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- отсутствие документов, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего Административного регламента, или предоставление документов не в полном объеме;
- предоставление пользователем документов, содержащих ошибки или противоречивые сведения;
- заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия.
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- запрос не содержит фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса и (или) электронного адреса обратившегося;
- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения;
- если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику архивного отдела или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- при получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
- неудовлетворительное физическое состояние архивных документов;
- наличие ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;
- ограничения на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранении;
- если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.
2.9.1. Отказ в предоставлении пользователям подлинников архивных документов допускается при наличии:
- микрокопий документов на бумажной основе и технических средств для работы с ними;
- фонда пользования особо ценных документов.
2.9.2. Отсрочка в предоставлении пользователям архивных документов допускается в случаях:
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
- предоставления дел и документов во временное пользование иным органам и организациям;
- предоставления архивных документов другому;
- экспонирования архивных документов на выставке.
2.9.3. Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при:
- неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;
- наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- наличии ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;
- возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов.
Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласовываются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.
2.10. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.
2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при выдаче результата услуги - 15 минут.
2.12. Регистрация запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день его поступления либо, в случае поступления запроса (заявления), направленного в электронной форме, в нерабочий или праздничный день - в следующий за ним первый рабочий день.
2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам.
2.13.1. Прием пользователей осуществляется в специально выделенных для предоставления муниципальных услуг помещениях.
Помещения должны содержать места для информирования, ожидания и приема граждан. Помещения должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам.
У входа в каждое помещение размещается табличка с наименованием помещения (архивохранилище, читальный зал, рабочий кабинет, приемная).
2.13.2. По возможности около здания организуются парковочные места для автотранспорта.
Доступ пользователей к парковочным местам является бесплатным.
2.13.3. Центральные входы в здания, где находится архивный отдел, должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, режиме работы.
2.13.4. В помещениях для ожидания отводятся места, оборудованные стульями. В местах ожидания имеются доступные места общего пользования (туалет).
2.13.5. Места информирования, предназначенные для ознакомления пользователей с информационными материалами, оборудуются:
- информационными стендами, на которых размещается визуальная и текстовая информация;
- стульями и столами для оформления документов.
К информационным стендам должна быть обеспечена возможность свободного доступа пользователей.
На информационных стендах, официальных сайтах в сети Интернет размещается следующая обязательная информация:
- номера телефонов, факсов, адреса официальных сайтов, электронной почты органов, предоставляющих муниципальную услугу;
- режим работы органов, предоставляющих муниципальную услугу;
- графики приема пользователей, где осуществляются прием письменных обращений пользователей и устное информирование пользователей; фамилии, имена, отчества должностных лиц, осуществляющих прием письменных обращений пользователей и устное информирование.
Также на информационных стендах размещены:
- образцы заполнения анкеты для предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.13.6. Помещение для приема пользователей должно быть оборудовано табличкой с указанием должности и лица, осуществляющего прием. Место для приема пользователей должно быть оборудовано стулом, иметь место для написания и размещения документов, заявлений.
2.14. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
Качественной муниципальная услуга признается при предоставлении в сроки, определенные настоящим Административным регламентом, а также при отсутствии жалоб со стороны пользователей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги, при соблюдении максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - не более 15 минут.
Пользователи (получатели муниципальной услуги) могут принимать участие в опросах, анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме, соблюдения положений настоящего Административного регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим Административным регламентом.
Показателями доступности муниципальной услуги являются:
- простота и ясность изложения информационных документов;
- наличие различных каналов получения информации об услуге;
- реализация этапов предоставления муниципальной услуги в электронном виде.
2.15. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке:
2.15.1. Услуга не предоставляется через многофункциональный центр.
На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещена информация об услуге, формы заявлений для получения муниципальной услуги, обеспечивается доступ к ним для копирования и заполнения в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке;
с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг обеспечивается возможность:
- в целях получения услуги представлять документы в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке,
- осуществлять мониторинг хода предоставления услуги (в соответствии со сроками реализации этапов перехода на предоставление муниципальных услуг в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке, установленных Правительством Российской Федерации).
При подаче заявления через Единый портал государственных и муниципальных услуг возможна авторизация с использованием универсальной электронной карты.
2.15.2. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:
- индивидуального информирования;
- публичного информирования.
Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
2.15.3. Индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги обеспечивается специалистами архивного отдела, осуществляющими предоставление муниципальной услуги (далее - должностное лицо), лично либо по телефону.
2.15.4. Пользователь имеет право на получение сведений о стадии прохождения его обращения, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.
2.15.5. При информировании пользователя о порядке предоставления муниципальной услуги должностное лицо сообщает информацию по следующим вопросам:
- категории пользователей, имеющих право на получение муниципальной услуги;
- перечень документов, требуемых от пользователей, необходимых для получения муниципальной услуги;
- требования к заверению документов и сведений;
- входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;
- необходимость представления дополнительных документов и сведений.
Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.
При ответе на телефонные звонки должностное лицо должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архивного отдела, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.
Должностное лицо при обращении с пользователем (по телефону или лично) должно корректно и внимательно относиться к пользователю, не унижая его чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.
Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять информирование пользователя, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги и прямо или косвенно влияющее на индивидуальное решение гражданина.
Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. В случае невозможности предоставления полной информации должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно предложить пользователю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования по интересующему его вопросу.
2.15.6. Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении пользователя в архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.
При индивидуальном письменном информировании ответ направляется пользователю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.
2.15.7. Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск: www.zhigulevsk.org.ru, Едином портале государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru, на информационных стендах в архивном отделе.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их
исполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 5 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры.
Реализация муниципальной услуги заключается в предоставлении пользователю научно-справочного аппарата и архивных документов в соответствии с целью работы, темой исследования, копировании ему архивных документов и включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация обращений пользователей и принятие решения о возможности работы пользователя;
- предоставление пользователям научно-справочного аппарата;
- предоставление пользователям архивных документов.
3.3. Последовательность и сроки выполнения административных процедур, а также требования к порядку их выполнения при обращении в архивный отдел.
3.3.1. Прием, регистрация обращений пользователей и принятие решения о возможности работы пользователя.
Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение пользователя в архивный отдел с заявлением (запросом) по установленной форме, представляемым лично, по почте или в электронной форме с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений (организаций) или выполняющие служебное задание, представляют специалистам архивного отдела письма направивших их органов (организаций).
Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальные залы на основании личных заявлений.
Впервые пришедшим пользователям выдается для заполнения анкета установленного образца. Занесенные в анкету данные сверяются с личным документом пользователя (общегражданским паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность). Оформляется личное дело пользователя.
Специалисты архивного отдела знакомят пользователей с Правилами работы пользователей в читальных залах муниципальных архивов.
Специалисты архивного отдела дают полную информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивным отделом через читальный зал, порядке и условии их предоставления.
При предоставлении муниципальной услуги пользователи обязаны соблюдать порядок использования архивных документов в муниципальных архивах.
Для допуска к работе пользователя, уже посещавшего ранее читальный зал, специалист архивного отдела проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления пользователь представляет новое письмо или личное заявление.
Пользователь регистрируется в журнале посещений читального зала при каждом его посещении.
Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является допуск пользователя в читальный зал архивного отдела и его регистрация в журнале посещения.
3.3.2. Предоставление научно-справочного аппарата.
Основанием для начала административной процедуры является допуск пользователя в читальный зал архивного отдела.
Пользователям предоставляется:
- имеющийся в архиве научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводители, справочники, описи, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и в электронном виде по теме исследования;
- описи дел предоставляются пользователям под расписку за каждую единицу в журнале выдачи описей;
- при получении описей дел пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.
Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является получение пользователем научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования.
3.3.3. Предоставление пользователям архивных документов.
Основанием для начала административной процедуры является определение пользователем перечня документов, необходимых для исследования.
При определении перечня архивных дел, документов, необходимых пользователю для исследований, заполняется бланк заказа (требования) установленного образца (приложение № 3 к административному регламенту).
При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
На основании заказа пользователю из архивохранилищ в читальный зал выдаются архивные дела, документы на различных видах носителей.
После завершения работы пользователи передают дела специалисту читального зала для возвращения их в архивохранилище по принадлежности.
Проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате проводит специалист архивного отдела. Полистную проверку наличия состояния архивных документов, возвращаемых пользователем в читальном зале, осуществляет специалист читального зала.
3.4. Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.
3.4.1. Одновременно у пользователя могут находиться не более 20 дел.
3.4.2. Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии на них микрокопий и технических средств для их просмотра, а также при наличии электронных образцов документов и фонда допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение текстологического анализа и т.д.). Вопрос об их предоставлении и копировании решается начальником архивного отдела в индивидуальном порядке.
3.4.3. Фотодокументы предоставляются пользователям в виде негативов и (или) позитивов.
3.4.4. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копирование документов (приложение № 4 к административному регламенту).
3.4.5. Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.
3.4.6. Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.
3.4.7. Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам.
3.5. Копирование архивных документов.
При наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документов: ксерокопирование, сканирование, микрофильмирование, фотокопирование. Заказы на копирование оформляются пользователем на специальном бланке и передаются специалисту читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. Изготовление копии специалист читального зала регистрирует в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям.
3.5.1. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивного отдела допускается копирование документов техническими средствами пользователя. Копирование техническими средствами пользователя, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др. производится только с разрешения начальника архивного отдела, в его помещении и под контролем специалиста читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователя, архивный отдел не несет.
3.5.2. Копии архивных документов выдаются пользователям или их доверенным лицам или высылаются в адрес пользователя почтой.
3.5.3. Копии архивных документов, изготовленные архивным отделом, выдаются пользователям без их специального заверения. При необходимости по просьбе пользователя на обороте ксерокопии, фотокопии документа проставляется штамп "Копия верна" и поисковые данные архивного документа с указанием места его хранения. Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, не заверяются.
Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. Срок рассмотрения обращения граждан может быть продлен в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ, начальник архива вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Рассмотрение заявления (запроса) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента.
4.2. Проведение текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год.
Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы архивного отдела) и внеплановым (проводиться по конкретному обращению). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).
4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан и организаций осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и
действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц или
муниципальных служащих
5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования пользователем решений и действий (бездействия) органа администрации, а также должностного лица или муниципального служащего.
Пользователь может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
5.1.1. нарушение срока регистрации запроса пользователя о предоставлении муниципальной услуги;
5.1.2. нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
5.1.3. требование у пользователя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
5.1.4. отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у пользователя;
5.1.5. отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами;
5.1.6. затребование с пользователя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами;
5.1.7. отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.
5.2.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.
5.2.2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме пользователя.
5.2.3. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
5.2.4. Жалоба должна содержать:
5.2.4.1. наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
5.2.4.2. фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства пользователя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения пользователя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ пользователю;
5.2.4.3. сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
5.2.4.4. доводы, на основании которых пользователь не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Пользователем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы пользователя, либо их копии.
5.2.5. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у пользователя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.2.6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
5.2.6.1. удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата пользователю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
5.2.6.2. отказывает в удовлетворении жалобы.
5.2.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.2.6 настоящего Административного регламента, пользователю в письменной форме и по желанию пользователя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.2.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с п. 5.2.1 настоящего Административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Приложение № 1
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
Начальнику архивного отдела
администрации городского округа
Жигулевск
__________________________________
(Ф.И.О. заявителя)
__________________________________
(адрес проживания, местонахождение
юридического лица)
ЗАЯВЛЕНИЕ (запрос)
Прошу предоставить документы для работы в читальном зале архивного
отдела
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(дата, регистрационный номер, наименование документа)
для
___________________________________________________________________________
(цель работы, тема работы)
___________________ ____________________
(подпись заявителя) (Ф.И.О. заявителя)
"____" ________________ 20__ г.
Приложение № 2
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск
Дело пользователя № _____________
АНКЕТА
пользователя, работающего в читальном зале
1 Фамилия, имя, отчество __________________________________________________
2. Дата рождения __________________________________________________________
3. Гражданство ____________________________________________________________
4. Место работы (учебы) и должность _______________________________________
___________________________________________________________________________
(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)
5. Образование, ученая степень, звание ____________________________________
___________________________________________________________________________
6. Основание для проведения исследований __________________________________
___________________________________________________________________________
(направление организации или по личному заявлению)
7. Название темы, хронологические рамки ___________________________________
___________________________________________________________________________
8. Цель работы ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона __________________
___________________________________________________________________________
10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона _________________
___________________________________________________________________________
11. Номер мобильного телефона, электронный адрес __________________________
___________________________________________________________________________
12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан _____________________________
___________________________________________________________________________
Обязательство-соглашение.
Я, _______________________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество)
ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в
государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь
его выполнять.
Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в
анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне
известной информации, использование и распространение которой ограничено
законодательством Российской Федерации.
"__" _______________ 20___ г.
____________________________
(Подпись пользователя)
_______________________________ ___________ ______________________
(должность сотрудника архива) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _______________ 20__ г.
Приложение № 3
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ
на выдачу документов, выдачу документов
копий фонда пользования, начальник архивного
описей отдела
________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы пользователя)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)
Фонд
N___
Опись
N____
Ед. хр.
N____
Заголовок ед. хр.
Количество листов
Расписка пользователя
Расписка работника архивного отдела
1
2
3
4
5
6
7
_________________________________________
(подпись пользователя, работника архива)
Дата
Приложение № 4
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
РАЗРЕШАЮ
начальник___________________________
(название архивного отдела)
____________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
ЗАКАЗ № ______ на копирование документов
Ф.И.О. заказчика __________________________________________________________
Адрес, телефон ____________________________________________________________
Основание _________________________________________________________________
(запрос № и дата, заявление пользователя)
___________________________________________________________________________
(договор, служебное задание)
Тема ______________________________________________________________________
Количество кадров, листов ______ Формат ___________ Тираж _________________
Тема_______________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
№ п/п
Номер фонда
Номер описи
Год
Номер дела
Номера листов с оборотом
Количество листов
Краткое содержание или указание состава документов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Особые отметки ____________________________________________________________
Документы не содержат сведений ограниченного доступа ______________________
Заказчик ______________________________________ Дата ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Заказ принял ___________________________________ Дата _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Заказ получил __________________________________ Дата _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Приложение № 5
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
БЛОК-СХЕМА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОБСЛУЖИВАНИЕ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ" ПРИ ОБРАЩЕНИИ ЗАЯВИТЕЛЯ В
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ЖИГУЛЕВСК
Прием, регистрация обращений
пользователей и принятие решения о
возможности работы пользователя
\/
Предоставление пользователям
научно-справочного аппарата
\/
Предоставление пользователям
архивных документов
Приложение № 6
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
График работы
архивного отдела администрации городского округа Жигулевск
по приему граждан
Понедельник:
08.00 - 12.00.
Вторник:
неприемный день.
Среда:
08.00 - 12.00.
Четверг:
08.00 - 12.00.
Пятница:
неприемный день.
Перерыв:
12.00 - 13.00.
Суббота, воскресенье - выходной.
Общая информация об архивном отделе администрации городского
округа Жигулевск
Почтовый адрес для направления корреспонденции
445350, Самарская обл., г. Жигулевск, ул. Вокзальная, 24
Фактический адрес месторасположения
445350, Самарская обл., г. Жигулевск, ул. Вокзальная, 24
Адрес электронной почты для направления корреспонденции
arhiv@admzhg.ru
Телефон для справок
2-26-82
Официальный сайт в сети Интернет
www.zhigulevsk.org
Начальник архивного отдела
Любавина Вера Васильевна
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ЖИГУЛЕВСК
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 мая 2015 г. № 053нпа
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОБСЛУЖИВАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ"
Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации городского округа Жигулевск от 01.02.2011 № 001нпа "Об утверждении Порядка разработки и принятия административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в городском округе Жигулевск, руководствуясь Уставом городского округа Жигулевск Самарской области, постановляю:
1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обслуживание пользователей в читальных залах" согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы администрации городского округа Жигулевск - управляющего делами Анисимова В.В.
Глава администрации
В.Я.КЛАССЕН
Приложение
к Постановлению
администрации городского округа Жигулевск
от 26 мая 2015 г. № 053нпа
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОБСЛУЖИВАНИЕ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обслуживание пользователей в читальных залах" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации городского округа Жигулевск, а также порядок взаимодействия архивного отдела администрации городского округа Жигулевск с Управлением государственной архивной службы Самарской области, федеральными государственными архивами, органами местного самоуправления и организациями при оказании муниципальной услуги.
1.2. В настоящем Административном регламенте используются следующие термины и понятия:
муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее - муниципальная услуга), - деятельность по реализации функций органа местного самоуправления (далее - орган, предоставляющий муниципальные услуги), которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению вопросов местного значения, установленных в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом городского округа Жигулевск Самарской области;
пользователь - гражданин, обратившийся в читальный зал архивного отдела за доступом к делам, документам и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации;
заявитель - физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, представляющий государственные услуги, или в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, предоставляющие государственные и (или) муниципальные услуги, с запросом о предоставлении государственной или муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме.
1.3. Право на получение муниципальной услуги имеют юридические лица (организации) и физические лица (граждане), а также их уполномоченные представители (далее - пользователи), обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
1.4. Предоставление муниципальной услуги обслуживание пользователей в читальных залах осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (текст Конституции опубликован в "Российской газете", 25.12.1993 № 237);
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете" от 8 октября 2003 г. № 202);
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (опубликован в изданиях: "Российская газета", № 168, 30.07.2010, "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, № 31, ст. 4179);
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004 г., № 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете", 05.05.2006 № 95, "Собрании законодательства Российской Федерации", 08.05.2006 № 19, ст. 2060; "Парламентской газете", 11.05.2006 № 70 - 71);
- Законом Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области" (опубликован в "Волжской коммуне" от 17 мая 2005 г. № 88);
- Уставом городского округа Жигулевск Самарской области, принятым решением Думы городского округа Жигулевск от 14.05.2013 № 384, (опубликован в "Жигулевском рабочем" от 30.05.2013 № 54);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (первоначальный текст документа опубликован в издании "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 20, 14.05.2007);
- Основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, № 31, ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; № 30, ст. 4660);
- Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2006 № 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел" ("Российская газета", 2006, 22 сентября);
- Приказом минкультуры России от 03.06.2013 № 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов государственных и муниципальных архивах" (зарегистрировано в Минюсте России 14.11.2013 № 30386).
1.5. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги пользователь может получить в средствах массовой информации, в сети Интернет на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск www.zhigulevsk.org, Едином портале государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru, в архивном отделе, на информационных стендах.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги - "Обслуживание пользователей в читальных залах".
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
2.2.1. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел администрации городского округа Жигулевск (далее - архивный отдел).
2.2.2. Сведения о местах нахождения, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты архивного отдела содержатся в приложении № 6 к административному регламенту.
Адрес официального сайта администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org, адрес Единого портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.
2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- обеспечение доступа пользователя в читальный зал архивного отдела;
- предоставление пользователю имеющегося научно-справочного аппарата;
- получение пользователем архивных документов по теме исследования;
- получение пользователем копий документов по теме исследования;
- рекомендации архивного отдела о дальнейших путях поиска документов по теме исследования;
- отказ в предоставлении архивных документов по заявленной теме исследования.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
Общий срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней с момента регистрации поступившего заявления с приложением документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных настоящим Административным регламентом.
2.4.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ, срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
2.4.2. Срок рассмотрения запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать одного дня с момента регистрации архивным отделом представленного (направленного) запроса (заявления) от пользователя.
2.4.3. Предоставление архивных документов пользователю читального зала производится по мере их подготовки к использованию, но не позднее 2 рабочих дней с момента оформления им заказа (требования). Срок предоставления пользователю архивных документов может быть увеличен в индивидуальном порядке по договоренности с пользователем.
2.4.4. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель. При необходимости продления срока работы с документами пользователь должен обратиться к начальнику архивного отдела. Дополнительный срок предоставляется в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке. Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
2.4.5. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
2.4.6. Разрешение на допуск пользователя в читальный зал дается на необходимый пользователям срок, но не превышающий 1 год со дня оформления. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое заявление.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются законодательные и иные правовые акты, указанные в пункте 1.4 настоящего Административного регламента.
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1. Перечень документов и информации, которые пользователь должен предоставить самостоятельно:
- письменный запрос пользователя в адрес архивного отдела, в том числе поступивший в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке. В запросе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество; почтовый и (или) электронный адрес пользователя; изложение существа запроса; личная подпись и дата обращения (приложение № 1 к административному регламенту);
- к запросу могут быть приложены копии документов, связанных с темой запроса;
- при личном обращении пользователя необходимо заполнить анкету пользователя, работающего в читальном зале (приложение № 2 к административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность пользователя (для физических лиц);
- документ, подтверждающий полномочия представителя пользователя (в случае если с заявлением обращается представитель пользователя).
В личном заявлении указывается:
- фамилия, имя, отчество пользователя;
- почтовый адрес пользователя;
- цель работы (документы какого органа или организации необходимо просмотреть и по какому вопросу), для исследований - тема и хронологические рамки исследования;
- дата обращения;
- личная подпись.
2.6.2. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие наличие согласия третьих лиц или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц, а также полномочия пользователя действовать от имени указанных лиц или их законных представителей при передаче персональных данных указанных лиц в орган или организацию.
2.6.3. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их органов или организаций.
В официальном письме с возможной полнотой указываются следующие реквизиты:
- наименование юридического лица на бланке организации;
- юридический или фактический адрес юридического лица;
- фамилия, имя, отчество при наличии представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется - для лиц, ведущих научную работу);
- фамилия, имя, отчество при наличии, наименование должности, ученого звания научного руководителя - для студентов;
- цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования;
- подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения;
- подпись должностного лица;
- дата отправления.
Указанные документы могут быть представлены в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке.
2.6.4. Перечень документов и информации, которые пользователь вправе представить по собственной инициативе, так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, отсутствует.
2.7. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствует.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- отсутствие документов, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего Административного регламента, или предоставление документов не в полном объеме;
- предоставление пользователем документов, содержащих ошибки или противоречивые сведения;
- заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия.
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- запрос не содержит фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса и (или) электронного адреса обратившегося;
- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения;
- если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику архивного отдела или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- при получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
- неудовлетворительное физическое состояние архивных документов;
- наличие ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;
- ограничения на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранении;
- если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.
2.9.1. Отказ в предоставлении пользователям подлинников архивных документов допускается при наличии:
- микрокопий документов на бумажной основе и технических средств для работы с ними;
- фонда пользования особо ценных документов.
2.9.2. Отсрочка в предоставлении пользователям архивных документов допускается в случаях:
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
- предоставления дел и документов во временное пользование иным органам и организациям;
- предоставления архивных документов другому;
- экспонирования архивных документов на выставке.
2.9.3. Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при:
- неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;
- наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- наличии ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;
- возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов.
Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласовываются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.
2.10. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.
2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при выдаче результата услуги - 15 минут.
2.12. Регистрация запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день его поступления либо, в случае поступления запроса (заявления), направленного в электронной форме, в нерабочий или праздничный день - в следующий за ним первый рабочий день.
2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам.
2.13.1. Прием пользователей осуществляется в специально выделенных для предоставления муниципальных услуг помещениях.
Помещения должны содержать места для информирования, ожидания и приема граждан. Помещения должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам.
У входа в каждое помещение размещается табличка с наименованием помещения (архивохранилище, читальный зал, рабочий кабинет, приемная).
2.13.2. По возможности около здания организуются парковочные места для автотранспорта.
Доступ пользователей к парковочным местам является бесплатным.
2.13.3. Центральные входы в здания, где находится архивный отдел, должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, режиме работы.
2.13.4. В помещениях для ожидания отводятся места, оборудованные стульями. В местах ожидания имеются доступные места общего пользования (туалет).
2.13.5. Места информирования, предназначенные для ознакомления пользователей с информационными материалами, оборудуются:
- информационными стендами, на которых размещается визуальная и текстовая информация;
- стульями и столами для оформления документов.
К информационным стендам должна быть обеспечена возможность свободного доступа пользователей.
На информационных стендах, официальных сайтах в сети Интернет размещается следующая обязательная информация:
- номера телефонов, факсов, адреса официальных сайтов, электронной почты органов, предоставляющих муниципальную услугу;
- режим работы органов, предоставляющих муниципальную услугу;
- графики приема пользователей, где осуществляются прием письменных обращений пользователей и устное информирование пользователей; фамилии, имена, отчества должностных лиц, осуществляющих прием письменных обращений пользователей и устное информирование.
Также на информационных стендах размещены:
- образцы заполнения анкеты для предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.13.6. Помещение для приема пользователей должно быть оборудовано табличкой с указанием должности и лица, осуществляющего прием. Место для приема пользователей должно быть оборудовано стулом, иметь место для написания и размещения документов, заявлений.
2.14. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
Качественной муниципальная услуга признается при предоставлении в сроки, определенные настоящим Административным регламентом, а также при отсутствии жалоб со стороны пользователей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги, при соблюдении максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - не более 15 минут.
Пользователи (получатели муниципальной услуги) могут принимать участие в опросах, анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме, соблюдения положений настоящего Административного регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим Административным регламентом.
Показателями доступности муниципальной услуги являются:
- простота и ясность изложения информационных документов;
- наличие различных каналов получения информации об услуге;
- реализация этапов предоставления муниципальной услуги в электронном виде.
2.15. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке:
2.15.1. Услуга не предоставляется через многофункциональный центр.
На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещена информация об услуге, формы заявлений для получения муниципальной услуги, обеспечивается доступ к ним для копирования и заполнения в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке;
с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг обеспечивается возможность:
- в целях получения услуги представлять документы в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке,
- осуществлять мониторинг хода предоставления услуги (в соответствии со сроками реализации этапов перехода на предоставление муниципальных услуг в виде электронных документов (электронных образцов документов), заверенных в установленном порядке, установленных Правительством Российской Федерации).
При подаче заявления через Единый портал государственных и муниципальных услуг возможна авторизация с использованием универсальной электронной карты.
2.15.2. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:
- индивидуального информирования;
- публичного информирования.
Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
2.15.3. Индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги обеспечивается специалистами архивного отдела, осуществляющими предоставление муниципальной услуги (далее - должностное лицо), лично либо по телефону.
2.15.4. Пользователь имеет право на получение сведений о стадии прохождения его обращения, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.
2.15.5. При информировании пользователя о порядке предоставления муниципальной услуги должностное лицо сообщает информацию по следующим вопросам:
- категории пользователей, имеющих право на получение муниципальной услуги;
- перечень документов, требуемых от пользователей, необходимых для получения муниципальной услуги;
- требования к заверению документов и сведений;
- входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;
- необходимость представления дополнительных документов и сведений.
Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.
При ответе на телефонные звонки должностное лицо должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архивного отдела, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.
Должностное лицо при обращении с пользователем (по телефону или лично) должно корректно и внимательно относиться к пользователю, не унижая его чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.
Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять информирование пользователя, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги и прямо или косвенно влияющее на индивидуальное решение гражданина.
Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. В случае невозможности предоставления полной информации должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно предложить пользователю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования по интересующему его вопросу.
2.15.6. Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении пользователя в архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.
При индивидуальном письменном информировании ответ направляется пользователю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.
2.15.7. Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск: www.zhigulevsk.org.ru, Едином портале государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru, на информационных стендах в архивном отделе.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их
исполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 5 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры.
Реализация муниципальной услуги заключается в предоставлении пользователю научно-справочного аппарата и архивных документов в соответствии с целью работы, темой исследования, копировании ему архивных документов и включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация обращений пользователей и принятие решения о возможности работы пользователя;
- предоставление пользователям научно-справочного аппарата;
- предоставление пользователям архивных документов.
3.3. Последовательность и сроки выполнения административных процедур, а также требования к порядку их выполнения при обращении в архивный отдел.
3.3.1. Прием, регистрация обращений пользователей и принятие решения о возможности работы пользователя.
Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение пользователя в архивный отдел с заявлением (запросом) по установленной форме, представляемым лично, по почте или в электронной форме с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений (организаций) или выполняющие служебное задание, представляют специалистам архивного отдела письма направивших их органов (организаций).
Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальные залы на основании личных заявлений.
Впервые пришедшим пользователям выдается для заполнения анкета установленного образца. Занесенные в анкету данные сверяются с личным документом пользователя (общегражданским паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность). Оформляется личное дело пользователя.
Специалисты архивного отдела знакомят пользователей с Правилами работы пользователей в читальных залах муниципальных архивов.
Специалисты архивного отдела дают полную информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивным отделом через читальный зал, порядке и условии их предоставления.
При предоставлении муниципальной услуги пользователи обязаны соблюдать порядок использования архивных документов в муниципальных архивах.
Для допуска к работе пользователя, уже посещавшего ранее читальный зал, специалист архивного отдела проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления пользователь представляет новое письмо или личное заявление.
Пользователь регистрируется в журнале посещений читального зала при каждом его посещении.
Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является допуск пользователя в читальный зал архивного отдела и его регистрация в журнале посещения.
3.3.2. Предоставление научно-справочного аппарата.
Основанием для начала административной процедуры является допуск пользователя в читальный зал архивного отдела.
Пользователям предоставляется:
- имеющийся в архиве научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводители, справочники, описи, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и в электронном виде по теме исследования;
- описи дел предоставляются пользователям под расписку за каждую единицу в журнале выдачи описей;
- при получении описей дел пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.
Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является получение пользователем научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования.
3.3.3. Предоставление пользователям архивных документов.
Основанием для начала административной процедуры является определение пользователем перечня документов, необходимых для исследования.
При определении перечня архивных дел, документов, необходимых пользователю для исследований, заполняется бланк заказа (требования) установленного образца (приложение № 3 к административному регламенту).
При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
На основании заказа пользователю из архивохранилищ в читальный зал выдаются архивные дела, документы на различных видах носителей.
После завершения работы пользователи передают дела специалисту читального зала для возвращения их в архивохранилище по принадлежности.
Проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате проводит специалист архивного отдела. Полистную проверку наличия состояния архивных документов, возвращаемых пользователем в читальном зале, осуществляет специалист читального зала.
3.4. Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.
3.4.1. Одновременно у пользователя могут находиться не более 20 дел.
3.4.2. Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии на них микрокопий и технических средств для их просмотра, а также при наличии электронных образцов документов и фонда допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение текстологического анализа и т.д.). Вопрос об их предоставлении и копировании решается начальником архивного отдела в индивидуальном порядке.
3.4.3. Фотодокументы предоставляются пользователям в виде негативов и (или) позитивов.
3.4.4. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копирование документов (приложение № 4 к административному регламенту).
3.4.5. Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.
3.4.6. Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.
3.4.7. Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам.
3.5. Копирование архивных документов.
При наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документов: ксерокопирование, сканирование, микрофильмирование, фотокопирование. Заказы на копирование оформляются пользователем на специальном бланке и передаются специалисту читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. Изготовление копии специалист читального зала регистрирует в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям.
3.5.1. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивного отдела допускается копирование документов техническими средствами пользователя. Копирование техническими средствами пользователя, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др. производится только с разрешения начальника архивного отдела, в его помещении и под контролем специалиста читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователя, архивный отдел не несет.
3.5.2. Копии архивных документов выдаются пользователям или их доверенным лицам или высылаются в адрес пользователя почтой.
3.5.3. Копии архивных документов, изготовленные архивным отделом, выдаются пользователям без их специального заверения. При необходимости по просьбе пользователя на обороте ксерокопии, фотокопии документа проставляется штамп "Копия верна" и поисковые данные архивного документа с указанием места его хранения. Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, не заверяются.
Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. Срок рассмотрения обращения граждан может быть продлен в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ, начальник архива вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Рассмотрение заявления (запроса) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента.
4.2. Проведение текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год.
Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы архивного отдела) и внеплановым (проводиться по конкретному обращению). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).
4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан и организаций осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и
действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц или
муниципальных служащих
5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования пользователем решений и действий (бездействия) органа администрации, а также должностного лица или муниципального служащего.
Пользователь может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
5.1.1. нарушение срока регистрации запроса пользователя о предоставлении муниципальной услуги;
5.1.2. нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
5.1.3. требование у пользователя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
5.1.4. отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у пользователя;
5.1.5. отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами;
5.1.6. затребование с пользователя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами;
5.1.7. отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.
5.2.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.
5.2.2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме пользователя.
5.2.3. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
5.2.4. Жалоба должна содержать:
5.2.4.1. наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
5.2.4.2. фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства пользователя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения пользователя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ пользователю;
5.2.4.3. сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
5.2.4.4. доводы, на основании которых пользователь не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Пользователем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы пользователя, либо их копии.
5.2.5. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у пользователя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.2.6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
5.2.6.1. удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата пользователю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
5.2.6.2. отказывает в удовлетворении жалобы.
5.2.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.2.6 настоящего Административного регламента, пользователю в письменной форме и по желанию пользователя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.2.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с п. 5.2.1 настоящего Административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Приложение № 1
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
Начальнику архивного отдела
администрации городского округа
Жигулевск
__________________________________
(Ф.И.О. заявителя)
__________________________________
(адрес проживания, местонахождение
юридического лица)
ЗАЯВЛЕНИЕ (запрос)
Прошу предоставить документы для работы в читальном зале архивного
отдела
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(дата, регистрационный номер, наименование документа)
для
___________________________________________________________________________
(цель работы, тема работы)
___________________ ____________________
(подпись заявителя) (Ф.И.О. заявителя)
"____" ________________ 20__ г.
Приложение № 2
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск
Дело пользователя № _____________
АНКЕТА
пользователя, работающего в читальном зале
1 Фамилия, имя, отчество __________________________________________________
2. Дата рождения __________________________________________________________
3. Гражданство ____________________________________________________________
4. Место работы (учебы) и должность _______________________________________
___________________________________________________________________________
(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)
5. Образование, ученая степень, звание ____________________________________
___________________________________________________________________________
6. Основание для проведения исследований __________________________________
___________________________________________________________________________
(направление организации или по личному заявлению)
7. Название темы, хронологические рамки ___________________________________
___________________________________________________________________________
8. Цель работы ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона __________________
___________________________________________________________________________
10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона _________________
___________________________________________________________________________
11. Номер мобильного телефона, электронный адрес __________________________
___________________________________________________________________________
12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан _____________________________
___________________________________________________________________________
Обязательство-соглашение.
Я, _______________________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество)
ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в
государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь
его выполнять.
Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в
анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне
известной информации, использование и распространение которой ограничено
законодательством Российской Федерации.
"__" _______________ 20___ г.
____________________________
(Подпись пользователя)
_______________________________ ___________ ______________________
(должность сотрудника архива) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _______________ 20__ г.
Приложение № 3
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ
на выдачу документов, выдачу документов
копий фонда пользования, начальник архивного
описей отдела
________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________
(дата)
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы пользователя)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)
Фонд
N___
Опись
N____
Ед. хр.
N____
Заголовок ед. хр.
Количество листов
Расписка пользователя
Расписка работника архивного отдела
1
2
3
4
5
6
7
_________________________________________
(подпись пользователя, работника архива)
Дата
Приложение № 4
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
РАЗРЕШАЮ
начальник___________________________
(название архивного отдела)
____________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
ЗАКАЗ № ______ на копирование документов
Ф.И.О. заказчика __________________________________________________________
Адрес, телефон ____________________________________________________________
Основание _________________________________________________________________
(запрос № и дата, заявление пользователя)
___________________________________________________________________________
(договор, служебное задание)
Тема ______________________________________________________________________
Количество кадров, листов ______ Формат ___________ Тираж _________________
Тема_______________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
№ п/п
Номер фонда
Номер описи
Год
Номер дела
Номера листов с оборотом
Количество листов
Краткое содержание или указание состава документов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Особые отметки ____________________________________________________________
Документы не содержат сведений ограниченного доступа ______________________
Заказчик ______________________________________ Дата ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Заказ принял ___________________________________ Дата _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Заказ получил __________________________________ Дата _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Приложение № 5
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
БЛОК-СХЕМА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОБСЛУЖИВАНИЕ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ" ПРИ ОБРАЩЕНИИ ЗАЯВИТЕЛЯ В
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ЖИГУЛЕВСК
Прием, регистрация обращений
пользователей и принятие решения о
возможности работы пользователя
\/
Предоставление пользователям
научно-справочного аппарата
\/
Предоставление пользователям
архивных документов
Приложение № 6
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обслуживание пользователей в читальных залах"
График работы
архивного отдела администрации городского округа Жигулевск
по приему граждан
Понедельник:
08.00 - 12.00.
Вторник:
неприемный день.
Среда:
08.00 - 12.00.
Четверг:
08.00 - 12.00.
Пятница:
неприемный день.
Перерыв:
12.00 - 13.00.
Суббота, воскресенье - выходной.
Общая информация об архивном отделе администрации городского
округа Жигулевск
Почтовый адрес для направления корреспонденции
445350, Самарская обл., г. Жигулевск, ул. Вокзальная, 24
Фактический адрес месторасположения
445350, Самарская обл., г. Жигулевск, ул. Вокзальная, 24
Адрес электронной почты для направления корреспонденции
arhiv@admzhg.ru
Телефон для справок
2-26-82
Официальный сайт в сети Интернет
www.zhigulevsk.org
Начальник архивного отдела
Любавина Вера Васильевна
------------------------------------------------------------------